Засвідчення вірності перекладу документів

Засвідчення вірності копій документів та виписок з них є однією з найпоширеніших нотаріальних дій. Необхідність її вчинення виникає в багатьох випадках життя громадян, і насамперед, коли треба той самий документ подати до кількох організацій або коли оригінал документа буде потрібен надалі чи коли виникає небезпека його втрати. Це, в основному, стосується документів, що видаються органами РАЦСу, навчальними закладами, органами охорони здоров’я, нотаріальними конторами, документів про трудовий стаж, довіреностей та інших документів, які стосуються майнових та особистих прав громадян. Вони найчастіше необхідні для влаштування на роботу, вступу до навчальних закладів, одержання спадщини, пенсії тощо.
Вчинення цієї нотаріальної дії є правовою гарантією охорони прав громадян і забезпечує подальшу реалізацію важливих для громадян прав і обов’язків.

Умови засвідчення вірності копій документів та виписок з них:

Засвідчення вірності копій документів потребує додержання певних умов, за яких ця нотаріальна дія може бути вчинена, а копія документа матиме юридичну силу.

Першою умовою є відповідність документа, з якого засвідчується вірність копії, вимогам закону. Це означає, що документ не повинен суперечити законові як за змістом, так і за формою.

Стосовно деяких документів існує певний порядок їх оформлення і видачі, встановлено бланки єдиного зразка і реквізити документів, Це, в основному дипломи, атестати зрілості, документі органів РАЦСу тощо. Такі документи не будуть відповідати вимогам закону, якщо приміром, вони видані неправомочною установою, немає підпису службової особи чи печатки, не вказано число, місяць, рік видачі документа, відсутній реєстраційний номер, документ виготовлено на неналежному бланку і т.д. Усе це дає нотаріусу підстави для відмови у вчиненні нотаріальної дії.
Не відповідають вимогам законності документи, в яких є підчистки, приписки, незастережені виправлення, закреслені слова, які мають неясний текст, що його неможливо прочитати, нечітку печатку, які написані олівцем, викладені на декількох аркушах, але не прошиті, не пронумеровані та не скріплені належним чином.

Стаття 51 Закону України «Про нотаріат» є прямою гарантією забезпечення відповідності документа законові.
Якщо оригінал документа викликає сумнів щодо його дійсності, нотаріус може затримати цей документ і направити на експертизу на підставі своєї постанови. Якщо експертиза виявить порушення закону, нотаріус повідомляє про це для вжиття заходів відповідні підприємства, установи, організаці, чи прокуратуру.

Друга умова – наявність юридичного значення документа. Ця вимога випливає з сутності цієї нотаріальної дії та означає, що документ, з якого засвідчується вірність копії, повинен стосуватися прав і законних інтересів громадян, мати значення для подальшої їх реалізації, а отже, створювати певні правові наслідки для громадянина.

Практично кожний документ, який стосується прав і законних інтересів громадян, має чи може мати юридичне значення. Якщо у нотаріуса виникають сумніви щодо юридичного значення документа, він може з’ясувати, для якої мети засвідчується вірність копії. Незважаючи на закінчення строку дії документа, останній може мати юридичне значення за певних обставин, бо в ньому можуть стверджуватися факти минулого, які на цей момент мають значення для громадянина.

Не є документами в розумінні статті 75 Закону України «Про нотаріат», а отже не мають юридичного значення, енциклопедії, енциклопедичні словники, періодичні збірники, збірники наукових праць, книги, брошури, газети, журнали тощо, навіть у випадках, коли в них йде мова про певні події, певну особу чи про певні факти з її біографії, підтвердити які документально з тих чи інших причин неможливо. До них не можна не додати документи, що видаються на підтвердження обряду хрещення.

Третя умова передбачає, що засвідченню підлягають копії тільки тих документів, що виходять від підприємств, організацій, установ і стосуються особистих прав і законних інтересів громадян.

Отже нотаріуси не мають право засвідчувати вірність копії листів одних підприємств, установ, організацій, адресованих іншим підприємствам, установам і організаціям, бо такі документи повинні зберігатись у справах установи. Їх видача або вилучення зі справи не дозволяється.
Відповідно до чинного законодавства ця дія може вчинятися в будь-якій державній нотаріальній конторі, тобто діє загальне правило територіальної компетенції. Засвідчувати вірність копії документів можуть приватні нотаріуси, а за кордоном - консульські установи. У населених пунктах, де немає нотаріусів, засвідчувати вірність копій документа мають право посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад, окрім документів призначених для дії за кордоном.

Із проханням засвідчити вірність документа до нотаріуса може звернутись як сам власник документа так, і (за довіреністю) інша особа, яка повинна мати при собі документ, що посвідчує її, а не громадянина, чиї копії документів будуть засвідчуватись.
Засвідчуючи вірність копій документів, нотаріус в обов’язковому порядку встановлює особу громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії.